- Paso a paso para legalizar y apostillar un documento en Venezuela

La legalización y apostilla de un documento es un paso crucial para emigrar legalmente a otro país. Los documentos legalizados o apostillados le permiten al individuo incorporarse en su nuevo entorno, validando toda la información que será determinante para desenvolverse en una travesía por el extranjero.

La dificultad de dicho proceso varía en gran medida de país a país, siendo el caso de Venezuela uno de los más complicados para sus ciudadanos. La sobresaturación, errores en el sistema, y la ya de por sí enredada vida en el país, convierten el proceso de legalizar y apostillar un documento en una pesadilla para los ciudadanos venezolanos.

El objetivo de paso a paso para legalizar y apostillar un documento en Venezuela es el de brindarle al usuario información general y una guía de utilidad que le permita a la persona sobreponerse ante las posibles complicaciones del trámite.

Tabla de Contenido

¿Qué es legalizar o apostillar un documento?

Ambos términos se refieren al hecho de certificar, autentificar y validar la información contenida en un documento específico, como podría ser el caso de un acta de nacimiento o título de bachillerato.

Sin embargo, existen ciertas diferencias entre ambos procesos, iniciando por su origen. La legalización se trata del proceso original de certificación de un documento, poseyendo una tramitación más rigurosa. Por su parte, la apostilla surgió como una simplificación del proceso de legalización de un documento.

Otra de las diferencias más importantes es el hecho de que la apostilla, solo es válida para los países que han firmado el convenio de la Haya, mientras que la legalización solo aplica para aquellos países que no han firmado dicho convenio.

¿Por qué se deben legalizar o apostillar los documentos?

Para viajar a otro país, la legalización o la apostilla de un documento son de gran importancia pero, ¿a qué se debe esto?

Como se mencionó anteriormente, ambos procesos cumplen el papel de certificar, autentificar y validar la información de un documento en particular, elemento imprescindible para desarrollar una nueva vida en otro país. Si el proceso de legalizar o apostillar un documento no se lleva a cabo, el país receptor no tendrá forma de confirmar que la información presentada en los documentos sea cierta.

Si la documentación no tiene un sustento que la avale, tanto la identidad de la persona como sus intenciones en el país serán puestas en duda, lo que podría ocasionar problemas para conseguir trabajo, atención de los servicios públicos e incluso, en el peor de los casos, llevar a la deportación.

¿Cuáles son las entidades encargadas de legalizar y apostillar un documento en Venezuela?

Dependiendo del tipo de documento a legalizar o apostillar en Venezuela, las entidades competentes pueden variar. Como tal, las entidades encargadas de la legalización son el Servicio Autónomo de Registros y Notarias (SAREN) para documentos civiles como las actas de nacimiento, matrimonio o carta de soltería; el Ministerio de Educación para los documentos como el título, fondo negro o notas certificadas de bachiller, entre otros.

El Ministerio de Educación Superior para los títulos universitarios, pensum, notas certificadas y similares; para la obtención del certificado de antecedentes penales, la entidad encargada es el Ministerio de Relaciones Interiores, Justicia y Paz. En lo que respecta a la apostilla de documentos, es el Ministerio de Relaciones Exteriores el encargado de dicho proceso, independientemente del tipo de documentación.

¿Qué se debe considerar antes de iniciar el proceso de legalización o apostilla?

Existen ciertos factores que la persona debe considerar antes de iniciar el proceso de legalización o apostilla de un documento. Primero, debe analizar el país al que se dirigirá y su objetivo en este, lo que le ayudará a identificar qué documentos necesita y si estos deben ser legalizados o apostillados.

Como segundo punto directamente relacionado con los documentos que se requieren para emigrar, está el hecho de que algunos documentos necesitan ser certificados y legalizados, incluso si el país destino es firmante del convenio de la Haya. Por lo que el proceso sería la certificación, legalización y posteriormente la apostilla de ser necesario.

Otro punto a considerar, es que a diferencia de la apostilla que puede ser realizada desde cualquier parte del territorio venezolano, la legalización solo puede ser tramitada ante las entidades oficiales en la capital del país, Caracas.

¿Cuál es el proceso previo a la legalización y la apostilla en Venezuela?

Antes de iniciar el trámite de legalización y apostilla, la persona debe obtener y certificar los documentos que necesitará. Este proceso varía dependiendo del tipo de documento y el organismo encargado, por lo que será necesario identificar la documentación con anticipación.

La documentación correspondiente al Ministerio de Educación debe ser firmada por la máxima autoridad de la institución, y en el caso de los graduados antes del 2010, por el de la Zona Educativa. La documentación referente al Ministerio de Educación Superior debe estar firmada y sellada por el rector de la universidad y el decano de la facultad. Mientras que los documentos civiles deben ser certificados en el Registro Civil correspondiente a la localidad de la persona.

Proceso de legalización

Una vez que sea certificada la documentación, la persona tendrá que iniciar el proceso de legalización en Venezuela. Para esto, será necesario obtener una cita con la entidad encargada de la tramitación de dicho documento, ya sea con el SAREN, el Ministerio de Educación y de Educación Superior, o el Ministerio de Relaciones Interiores. Algunos organismos disponen de un sistema online para la solicitud de citas, como es el caso del SAREN y del Ministerio de Educación Superior.

Pasos para solicitar la cita ante el SAREN para legalizar un documento

Ingresa al portal web del Servicio Autónomo de Registro y Notaría (SAREN) y haz click en «Registrarse»
Ingrese su Correo Electrónico
Valide el código de seguridad emitido por el sistema haciendo click en «VALIDAR»
Debe completar sus datos personales y hacer click en «Registrar»
El sistema lo redireccionará a la página de inicio en donde debe colocar su correo y clave
Una vez iniciada la sesión debe seleccionar la opción «Solicitud de citas» – «Legalización»
Indique el documento que desea legalizar, entre los documentos que puede legalizar se encuentran: Actas de defunción , nacimiento, matrimonio,constitutivas, asambleas ordinarios/extraordinarias, declaración jurada, sentencia de divorcio, unión estable de hecho, entre otros documentos civiles
Complete los datos de expedición del documento a legalizar
Seleccione la cantidad de documentos a legalizar y presionar el boton «AGREGAR»
Automáticamente el sistema le mostrará un calendario en donde podrá agendará su cita.
Finalmente presione el botón «SOLICITAR CITA»
Imprima el comprobante y asista el día pautado con todos los requisitos necesarios para efectuar la legalización

Cuando la cita con la entidad sea confirmada, la persona deberá asegurarse de tener a su disposición hojas de tamaño oficio y los timbres fiscales correspondientes. Con todo preparado, se tendrá que esperar hasta el día de la cita, momento en que la persona deberá dirigirse con todos los requisitos a la oficina de legalización de la entidad.

Proceso de apostilla

Para apostillar en Venezuela es necesario pedir una cita en la página web del Ministerio de Relaciones Exteriores y rellenar los datos indicados en la página. En algunos casos, la apostilla será electrónica y no necesitará de la presencia de la persona en las oficinas del Ministerio.

En caso contrario, la persona deberá preparar la documentación pertinente y cualquier requisito extra que se requiera para la apostilla, como lo son las hojas tamaño oficio y los timbres fiscales, que pueden obtenerse en el propio Ministerio de Relaciones Exteriores. Con todo completado, solo quedará esperar hasta el día de la cita.

Las complicaciones presentadas en el proceso de legalización y apostilla en Venezuela cada vez son mayores, dificultando en gran medida la salida de los venezolanos del país. Es importante que la persona se organice y planee con anticipación lo que necesitará antes de profundizar en el trámite de la legalización y apostilla. Las guías personalizadas para un documento particular y el propio viaje para el exterior son de gran ayuda si el individuo no está seguro de lo que debe hacer.